TestaViva

Automatisering frigør vigtige ressourcer

Udfording

Hos TestaViva kan man oprette juridiske dokumenter online, såsom testamente, fremtidsfuldmagt, samejekontrakt etc.
Oprettelse af dokumenter sker ved selvbetjening på TestaViva’s webside. Efter dokumenterne er oprettet via selvbetjening skal disse behandles af TestaViva. En del af denne proces er at oprette dokumenterne hos de relevante myndigheder, såsom Tinglysningsretten. 

TestaViva opretter mere end 100 fremtidsfuldmagter om ugen, hvilket betyder, at der bruges 70-100 timer alene på at oprette fremtidsfuldmagter hos Tinglysningsretten om måneden. TestaViva havde et ønske om at automatisere opgaven, så medarbejdernes tid og energi kunne bruges på mere værdiskabende aktiviteter.

Proces

I samarbejde med TestaViva gennemgik vi processen for oprettelse af fremtidsfuldmagter i detaljer. Vi foreslog herefter, hvordan processen kunne automatiseres. Med et fast budget testede og validerede vi dén del, der var usikkerhed omkring. Således kunne vi give TestaViva et præcis estimat på den samlede opgave.

Løsningen endte med at være en RPA-robot, baseret på Microsoft Power Automate. Vi har automatiseret hele processen og det kræves kun, at den igangsættes af en medarbejder. RPA-robotten interagerer med TestaViva’s egne systemer gennem API’er, således løsningen kører hurtigt og sikkert, samt kan opdatere sagerne ved eventuelle fejl. 

Det nye værktøj gav anledning til yderlig optimering af processen. Derfor blev løsningen løbende udvidet med ekstra funktionaliteter. Den endelig løsning kan derfor kontakte kunden direkte, når der eksempelvis er fejl i CPR-nummer eller fuldmagten indeholder uhensigtsmæssige formuleringer.

Resultat

Ved at automatisere processen fra indtastning til tinglysning, opnåede TestaViva en langt hurtigere behandlingstid, særligt for fremtidsfuldmagter med fejl og uhensigtsmæssige formuleringer. Desuden blev der frigjort op mod en fuldtidsstilling i tid.

TestaViva oplevede ligeledes en minimering af fejl ved håndteringen af fremtidsfuldmagterne. Desuden har RPA-implementering været med til at forberede TestaViva mod fremtidige forretningsskaleringer. 

Relevante og konkrete løsningsforslag

Indicator var gode til løbende at justere som udfordringer opstod. God og præcis estimering, god kommunikation og skarp på deadlines. Kan varmt anbefales og jeg vil ikke tøve med at bruge Indicator igen.

Kristian Kaa, Co-founder & CTO i TestaViva