Kampen mod det altfortærende mødemonster

Indicator   •   12. august 2019

Motivation af sine medarbejdere og effektiv brug af deres tid er af højeste prioritet for de fleste arbejdspladser. Ikke desto mindre overser man ofte hvor vigtig en rolle møder spiller, når det kommer til optimering af såvel motivation som tidsforbrug.

Et godt møde kan være med til at skabe forståelse, motivation og nye perspektiver ift. det projekt, som man arbejder sammen om. Imidlertid indikerer undersøgelser, at møder misbruges og undervurderes, og at dette medfører, at medarbejdere ofte går ud af møder med et lavere energiniveau end på opstartstidspunktet.

Og dette er faktisk en rigtig god test af, hvorvidt man er lykkes med sit møde – er energiniveauet mindst lige så højt efter mødet som før? Hvis du altid kan svare ja til ovenstående, så er der ingen grund til at læse videre. Det er dog de færreste, der mestrer kunsten at afholde interessante og givende møder. Derfor skaber man ofte uvidende et mødemonster, der spiser såvel medarbejdernes dyrebare tid samt motivation. I et amerikansk studie er man kommet frem til, at ledere i gennemsnit bruger 23 timer om ugen i møder, og der er intet som indikerer, at det niveau skulle være meget anderledes her i Danmark. Der er med andre ord rigtig meget at hente, hvis man kan optimere på denne parameter.

Alt afhængig af mødeindhold og deltagere bør mødet tilpasses herefter. Dog er der nogle retningslinjer som er gode at have i baghovedet, når det kommer til mødeplanlægning. Vi har herunder samlet 5 punkter, som du bør tænke igennem, når du skal planlægge et møde:

1. VÆR SELEKTIV

Mange af os har sikkert oplevet at sidde til et møde og tænke over, om ikke man kunne have brugt tiden på noget brugbart i stedet. Når disse tanker begynder at florere i hovedet på en, så kan du være sikker på, at du ubevidst har sendt signaler til de øvrige mødedeltagere om at du ser dette møde som spild af tid. Manglende engagement kan sprede sig som en steppebrand, så vær helt sikker på, at alle inviterede mødedeltagere har mulighed for at kunne bringe sin viden i spil på lige netop dette møde. Alt afhængig af indhold er der forskellige anbefalinger til mødestørrelse, men risikoen for at mødedeltagere inaktiveres i perioder stiger betragteligt, når man kommer op over 7 deltagere.

2. GIV DELTAGERNE MULIGHED FOR AT FORBEREDE SIG

Vær klar og tydelig i mødeindkaldelsen ift. hvad forventningerne er til mødet og hvad outputtet af mødet forventes at være. Således har deltagerne mulighed for at gøre et godt forarbejde og der er fuldstændig enighed om hvad der skal arbejdes hen imod, når man sidder til mødet.


3. VARIATION

Sørg for at variere tilgangen til opgaveløsning/gennemgang, så møderne ikke bliver for monotone. Folk er forskellige, og nogle typer har lettere ved at ”falde ud af” møder end andre . Men ved at gribe tingene lidt kreativt an kan man sørge for, at den mentale tilstedeværelse for alle deltagere er høj gennem hele mødet. Gamification er noget som virkelig kan gøre en forskel i et møde af lang varighed.


4. KLAR LEDELSE

Det er essentielt at mødet ledes af en opmærksom leder, der er i stand til at holde gruppen på det rette spor samtidig med at alle involveres og aktiveres. Viden om personlighedstyper kan bruges til at danne sig en fornemmelse af, hvad der skal til for at få de forskellige mødedeltagere i spil. I et længere møde er det ofte en god idé undervejs at opsummere, så man sikrer sig, at der er en fælles forståelse for det netop afsluttede punkt. Inden en evt. øvelse er det ligeledes en god idé at opsummere hvad outputtet af denne øvelse gerne skulle være.


5. OPSUMMERING

Slut altid mødet af med at opsummere, hvad I er kommet frem til. Send gerne et mødereferat til alle deltagere på bagkant af mødet. Sørg for at aftaler omkring efterfølgende leverancer er klare i indhold såvel som i allokerede roller. Den dygtige mødeleder sørger desuden for løbende at spørge ind til deltagernes opfattelse af mødet, så der kan indhentes feedback, der kan gøre vedkommende til en endnu bedre mødeleder fremadrettet.

Indicator har en ekspertise i forretningsoptimering, herunder hvorledes man optimerer møder, som er en nøgleaktivitet i de fleste virksomheder.

Vil du have inspiration til alternative tilgange til møder, så er vi altid klar til at tage en snak med dig om de forskellige muligheder.

Kontakt os her.